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Berichte

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Was ist ein Bericht?

Berichte sind für den Ausdruck aufbereitete Daten und können Listen, Übersichten, Lieferscheine, Rechnunge, Diagramme usw. usf. sein. Der Phantasie sind da kaum Grenzen gesetzt. Und da die Daten "nur" dargestellt, also nicht bearbeitet werden müssen, kann man sich auch relativ Kompliziertes ausdenken.

Berichte verwendet man auch zum Veranschaulichen von Daten, da man mit ihrer Hilfe komplexere Datenstrukturen abbilden kann als mit Formularen, die ja der Datenmanipulation dienen.

Aufbau eines Berichts

Berichte bestehen aus Bereichen, wobei jeder Bericht nur den Detailbereich zwingend enthalten muss. Alle anderen Bereiche sind optional. Aber selbst der Detailbereich kann ausgeblendet oder auf 0 cm Höhe verkleinert werden.

Man unterscheidet folgende Bereiche:

Der Detailbereich

Der Detailbereich dient eigentlich der der Darstellung der Detaildaten.

Zum Beispiel könnte man in der Musik-DB einen Bericht mit allen Interpreten oder allen Alben usw. ausgeben lassen.

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Der Berichtskopf und -fuß

Berichtskopf und -Fuß auf der ersten und letzten Seite des Berichts auf und können dementsprechend den gesamten Bericht betreffende Informationen enthalten: Name des Berichtes, Logo, Gesamtberechnungen.

Man kann auch nur den Berichtskopf oder nur den Berichtsfuß verwenden oder auch gar nicht. Das hängt von den eigenen Bedürfnissen oder der Sache selbst ab.

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Der Seitenkopf und -fuß

Der Seitenkopf und -fuß erscheint auf jeder Seite des Berichts und enthält somit immer wiederkehrende Informationen wie zum Beispiel einen Verweis auf das Copyright oder aktuelle Angaben wie laufende Berechnungen über die Seite usw.

Auch beim Seitenkopf und -fuß ist die Verwendung optional bzw. die Verwendung von nur Kopf oder Fuß oder beidem möglich.

Gruppierungen

Gruppierungen sind eine Art Zwischenüberschrift, mit deren Hilfe man redundante Daten vermeiden kann. So kann man z.B. in einem Bericht zu jedem Titel den Namen des Albums und des Interpreten anzeigen lassen, was aber nicht besonders gut aussieht. Besser wäre es, die Daten zu gruppieren und dabei nach Interpret > Album > Titel zu strukturieren.

Dabei würden der Name des Interpreten als Überschrift, das Album als Teilüberschrift und die Titel als Liste im Detailbereich erscheinen.

Auch Gruppenkopf und -fuß sind optional. Besonders der Gruppenfuß bietet sich für statistische Informationen über die Gruppe an: Durchschnitte, Anzahlen, Summen usw.

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Berichte mit dem Assistenten erstellen

Das Erstellen eines Berichts ähnelt sehr dem Erstellen eines Formulars.

Wenn Sie die Datenquelle - meist eine Abfrage - für den zu erstellenden Bericht bereits haben, dann gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie im Datenbankfenster unter Objekte > Berichte den Assistenten zur Berichtserstellung.
  2. Wählen Sie im folgenden Dialog die Datenquelle und die für den Bericht benötigten Felder.
  3. Falls die Datenquelle Informationen aus mehreren Tabellen enthält, wird im folgenden Dialog gefragt, nach welcher Tabelle die Daten gruppiert werden sollen.
  4. Danach können Sie selbst noch weitere Gruppierungen vornehmen.
  5. Im Anschluss können Sortier- und Zusammenfassungsoptionen (Summe, Anzahl, Durchschnitt usw.) festgelegt werden.
  6. Dann kann man eine Auswahl zum Layout (Seitenformat, Anordnung der Felder) vornehmen.
  7. Dann folgt ein Auswahldialog zum Design, der allerdings in der deutschen Accessvariante unter Format läuft.
  8. Am Ende gibt man dem Bericht einen Namen. Benutzen Sie bitte das Präfix rpt, das für die englische Bezeichnung Report steht.

Wie bei einem Formular können Sie auch bei einem Bericht zwischen Entwurfs- und Normalansicht hin- und herschalten und alle Eigenschaften nachträglich verändern bzw. anpassen. Experimentieren Sie aber bitte zunächst mit dem Assistenten und den Optionen, die er bietet.